당신은 커뮤니케이션 방법을 배워야 한다. 당신은 전달하고자 하는 바를 조리 있게 전달할 수 있어야 한다. 비지니스 세계에서는 무엇보다도 부적절한 커뮤니케이션 때문에 많은 돈과 시간을 허비하고 있다. 매년 불필요한 광고에 수십 억 달러가 허비되고, 부적절한 업무에 수많은 시간이 낭비되고 있으며 수십억 쪽 분량의 서류들이 읽히지도 않은 채 버려지고 있다.
비지니스 커뮤니케이션은 정확하고 완벽하게 이해하기 쉬워야 한다. 특히 작업 지시와 관련된 커뮤니케이션일 경우, (그 방법이 서류로 전해지든 말로 전달되든) 요지가 명확해야 한다. 미사여구 및 특수 용어가 가득한 길고 장황한 지시는 한마디로 낭비다.
지시를 내리는 사람이 지시 내용을 정확히 이해 하지 못할 경우, 사람들은 그것을 정확히 이행하지도 못할 것이다. 무엇을 해야 하는지 정확히 이해시키기 위해 충분한 시간을 할애하라. 비지니스 세계에서 커뮤니케이션과 관련된 한 가지 아이러니는 너무 많은 커뮤니 케이션이 오히려 커뮤니케이션의 결여를 초래학 있다는 사실이다. 능숙한 커뮤니케이션은 쉬운일이 아니다. 능숙한 커뮤니케이션을 하려면 당신은 청중에게 혹은 독자에게 민감해야 한다. 그리고 청중의 필요, 사고 방식, 여유 시간대, 교육 수준 뿐아니라, 다른 급한 일이 있는지, 그들이 어떻게 정보를 흡수하는지까지도 이해해야 한다.
분명한 커뮤니케이션을 위해 다음 지침들을 준수하라.
■ 편지나 메모가 필요한지 확인하라.
■ 커뮤니케이션의 목적을 설정하라.
■ 가능한 가장 간단한 방법을 선택하라.
■ 사전 조사를 통해 모든 사실을 파악하라.
■ 전달하고자 하는 모든 요지를 스캐터그램(scattergram:스캐터그램은 당신의 글에 포함된 모든 요지와 아이디어, 사실들을 모아놓은 글이다. 그것들 간에 우선순위를 매기거나 그것들을 체계적으로 정리할 필요는 없다. 왜냐하면 그것은<시작>을 위한 도구일 뿐이기 때문이다.)으로 작성하라.
■ 메세지를 신중하게 정리하라
■ 제로초안(zero draft:본격적인 초안 작성 돌입을 위한 첫 시도로 항상 수정 및 요약작업이 수반된다.)을 작상하라.
■ 첫 초안을 작성하라.
■ 최종적으로 초안을 한 페이지로 편집, 압축하라.
■ 듣는 사람이 이해할 수 있는 언어를 사용하라.
가장 좋은 방법은 세 시간 동안 생각하고, 한 시간 동안 작성하는 것이다.
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